Automatiser les tâches chronophages : le témoignage de Baco Music

En bref. Baco Music, structure musicale indépendante de 35 collaborateurs, a lancé un diagnostic IA avec Atecna pour s’attaquer à ses tâches chronophages. Résultat : des dates de tournée qui remontent seules de son logiciel de booking vers Notion, des pointages de billetterie collectés automatiquement auprès des organisateurs, des visuels de playlists générés sans montage, et des équipes formées à Gemini. Armand Vache, son directeur administratif et financier, raconte une transformation où l’IA n’est qu’une partie de la réponse : la règle, c’est d’automatiser toute tâche où l’humain n’apporte aucune plus-value.

Baco Music gère entre 250 et 300 concerts par an, sur quatre sites. Armand Vache, son DAF, revient sur le chemin parcouru avec Atecna, de l’état des lieux aux premières automatisations. Ses réponses sont reprises telles quelles, avec quelques coupes.

Qui est Baco Music ?

Une structure multi-sociétés constituée en holding, née en 2011 de la volonté du groupe Danakil de prendre le chemin de l’indépendance. Label à l’origine, elle couvre aujourd’hui toute la carrière d’un artiste : édition, tournées, distribution, studio et médias, avec environ 35 collaborateurs.

Baco Music œuvre à être présente sur un spectre à 360° autour des artistes, et avec l’ensemble de l’équipe je participe à la co-construction du projet depuis 2014. 

La structure est devenue éditeur d’œuvres musicales en 2012, organisateur de tournées en 2014, distributeur physique en 2016 puis digital dans la foulée. Elle possède son propre studio d’enregistrement à Bordeaux depuis 2019 et un pôle médias dédié à l’image. Historiquement bordelaise, elle travaille désormais aussi à Paris, aux Montils et à Guiclan.

Pourquoi lancer un diagnostic IA ?

Pour faire un état des lieux de ce que l’IA pouvait apporter aux activités du groupe, et pour sensibiliser les équipes en interne. Le diagnostic, partiellement pris en charge par Bpifrance, tombait à un moment stratégique : Baco Music cherchait des solutions à des tâches chronophages bien identifiées.

Le diagnostic IA était une opportunité, grâce à une prise en charge partielle de la BPI, d’une part de pouvoir réaliser un état des lieux de ce qui pourrait être utile à nos activités grâce à l’IA, mais aussi de sensibiliser en interne pour définir plus précisément ce qu’est l’IA et transmettre quelques conseils d’utilisation basiques pour commencer. 

Le moment n’était pas anodin : « c’était un moment stratégique pour nous de trouver des solutions à des problèmes de tâches chronophages, et nous espérions pouvoir être aidés grâce aux améliorations techniques et à l’IA. »

Quelles tâches prenaient le plus de temps ?

Deux en particulier : le suivi hebdomadaire de la billetterie des concerts, collecté à la main par e-mail puis ressaisi dans un tableur, et la production répétitive de visuels pour les réseaux sociaux. Deux tâches indispensables, mais qui mobilisaient beaucoup de temps pour peu de valeur ajoutée.

La billetterie. Chaque semaine, il faut récupérer auprès des organisateurs les ventes de billets de chaque concert.

Nous gérons entre 250 et 300 concerts à l’année pour lesquels il nous faut récupérer toutes les semaines les pointages de billetterie de la part des organisateurs à qui nous vendons les spectacles. 

Une personne s’en chargeait en échangeant des e-mails, puis complétait un Google Sheet. Le procédé prenait « un temps conséquent », et la lisibilité des pointages n’était pas optimale pour les équipes.

Les contenus. Sur la création, Armand Vache est clair : « nous continuons aujourd’hui d’être le cerveau de nos créations ». La perte de temps se situait ailleurs, dans la publication : sélectionner des sources, appliquer un modèle, et recommencer chaque semaine pour les mêmes types de visuels thématiques.

Comment s’est passé l’accompagnement ?

Après le diagnostic, Atecna a adapté son accompagnement au niveau de l’équipe, déjà prête à bouger, en se concentrant sur des apports techniques précis. Le démarrage n’a pas été parfait, et c’est justement la réaction rapide d’Atecna qui a marqué le client.

Atecna s’est adaptée à notre niveau pourrions-nous dire, et c’est un travail avec Florian qui a été mené surtout sur des apports techniques précis. Nous n’avions pas commencé avec Florian, et pas de la meilleure des manières, mais Atecna a su réagir très rapidement et directement se proposer en solution en adaptant très rapidement l’accompagnement prévu au départ au service du client que nous sommes. C’était d’une manière surprenante et très agréable du coup. 

Qu’est-ce qui a changé au quotidien ?

« Le changement est considérable à divers niveaux », résume Armand Vache. Les équipes utilisent l’IA générative au quotidien, les dates de tournée ne sont plus ressaisies, les pointages de billetterie remontent seuls et les visuels de playlists se génèrent automatiquement. Une partie du travail, comme la migration vers Notion, a été menée par l’équipe elle-même.

Une base commune dans Notion

Baco Music a migré une part très importante de son quotidien dans Notion. Un travail mené surtout en interne, « plutôt sans l’appui du cabinet, tout du moins pour le côté global de nos bases de données à constituer ». Cette base est devenue le socle des automatisations qui ont suivi.

Des assistants IA pour chaque usage

La formation initiale a permis aux équipes de prendre en main Gemini, notamment en créant des Gems, des assistants spécialisés : aide juridique, aide à la correction, aide à la traduction, veille artistique, formatage de données pour des imports spécifiques.

 L’IA est d’une vraie aide dans certains domaines très techniques : les fichiers Excel et CSV en sont un parfait exemple. Quelle facilité grâce à Gemini de traiter de la data en masse qui nous prenait des heures auparavant ! 

Baco Music a aussi migré ses boîtes mail professionnelles sous Google pour utiliser Gemini dans Gmail : retracer l’historique d’un long échange, résumer des éléments précis, sans longues recherches.

Des dates de tournée saisies une seule fois

L’équipe de booking travaille dans Orfeo, un logiciel spécialisé qui gère la partie commerciale, contractuelle et la facturation. L’objectif était simple :

À partir du moment où nos commerciaux saisissaient des dates de concerts avec toutes les infos nécessaires, plus personne en interne chez nous ne devait avoir à saisir ces dates. 

Florian, tech lead IA chez Atecna, a paramétré l’API entre Orfeo et Notion pour y faire redescendre toutes les informations possibles. Tous les collaborateurs retrouvent désormais les dates de tournée dans Notion, sans effort.

Des pointages de billetterie qui remontent seuls

Sur cette base, une base de données Notion suit désormais les pointages. Une demande part automatiquement par e-mail aux organisateurs des concerts à venir ; ils saisissent leur pointage, qui remonte dans la base, et les courbes de ventes se mettent à jour d’elles-mêmes.

Ce n’est pas de l’IA, mais vive les automatisations ! 

C’est l’une des leçons du projet : une bonne part des gains vient de l’automatisation de processus, avec ou sans IA.

Des visuels de playlists générés automatiquement

Chaque semaine, Baco Music publie, en tant que distributeur, les playlists obtenues le vendredi précédent par ses labels distribués. L’équipe a complété sa base Notion de suivi des playlists avec les éléments nécessaires, comme les visuels. Atecna a ensuite créé un hub qui va chercher ces données et génère les visuels : il ne reste plus qu’à publier. Auparavant, il fallait passer par du montage graphique, une tâche qui n’apportait « pas beaucoup de plus-value à être effectuée par un humain ».

Et maintenant ?

Baco Music continue d’identifier les tâches les plus chronophages de toutes ses activités pour leur trouver une solution technique, IA ou simple développement. Le cap reste le même : libérer du temps pour la réflexion, la création et la stratégie.

Ce n’est pas toujours un appui de l’IA, c’est parfois surtout du développement, mais disons que pour toute tâche où l’humain n’apporte aucune plus-value, nous tentons de l’automatiser et de lui trouver une solution technique. L’objectif, c’est de faire gagner du temps à l’ensemble de nos collaborateurs afin d’obtenir plus de temps quotidiennement pour la réflexion, la création et la stratégie, là où nous considérons que l’humain doit rester maître. 

Que conseiller à un dirigeant qui hésite à se lancer ?

De passer le cap, à condition d’accepter que rien n’est jamais figé. Pour Armand Vache, une transformation IA ouvre la porte au développement, aux API et à l’amélioration continue des processus ; elle demande du temps, de l’investissement et un noyau de collaborateurs impliqués pour embarquer toute l’entreprise.

Se lancer dans une transformation IA, si l’on a le goût d’améliorer les choses, c’est une formidable mutation dans la façon de travailler car au-delà de l’IA, ça ouvre la porte au développement, aux API et à l’envie de rendre plus performants encore les process en interne. 

Faire évoluer ses outils de façon permanente, c’est posséder un état d’esprit où l’on se dit que rien n’est jamais figé, que tout est toujours perfectible et donc que l’on peut sans cesse s’améliorer. Cela nécessite du temps, de l’investissement et de ne jamais se reposer sur ses acquis.

Le gain se mesure en capacité : « Tout le temps économisé grâce à une meilleure efficience dans les outils, c’est plus de possibilités de traiter des volumes plus importants à équipe constante. » Et en qualité de travail, puisqu’on libère les collaborateurs des tâches chronophages pour qu’ils utilisent leur temps pour « la réflexion, la stratégie et l’analyse de leur activité ».

Il faut être proactif et sans cesse en veille. Cela nécessite d’avoir un noyau de collaborateurs impliqués sur ces questions afin de pouvoir diffuser la méthode et former en interne pour embarquer l’ensemble de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter à passer le cap et Atecna est un excellent partenaire pour accompagner cette transformation en s’adaptant à vos besoins. 

Et chez vous ?

Quelles tâches mobilisent vos équipes sans rien leur apporter ? Le point de départ de Baco Music a été un diagnostic de maturité IA : un état des lieux de ce que l’IA, et plus largement l’automatisation, peut changer dans vos activités. Le projet complet est décrit dans notre cas client Baco Music.